Beil Immobilien- dienstleistungs GmbH Liebe Kunden, die kalte Jahreszeit ist vorüber und schon sind wir mitten in den Arbeiten für die Erstellung der Abrechnung. Da wir in der Vergangenheit oftmals auf den Abrechnungsprozess angesprochen wurden, möchten wir deshalb in dieser Ausgabe unserer Kundenzeitung die Gelegenheit nutzen, um Ihnen den Ablauf der Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnung näher zu erläutern. Viele Einzelschritte sind nötig, bis alle Unterlagen vorliegen. Ab Februar / März erhalten wir die Verbrauchswerte der Versorgungsunternehmen wie Gas- und Stromanbieter oder Wasserwerke. Denn erst wenn uns alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung stehen, können die Werte erfasst und berechnet werden. Für jedes Objekt werden alle erforderlichen Daten erfasst, damit die Werte an die Heizkostendienste übermittelt werden können. Bis uns die Heizkostenabrechnungen vorliegen, können bis zu 12 Wochen vergehen. Nach deren Eingang werden diese kontrolliert und gegebenenfalls nochmal zur Korrektur zurückgeschickt. Parallel dazu wird die Eigentümerabrechnung erstellt. Wenn alle Unterlagen einschließlich der Heizkostenabrechnung vorliegen, werden die sogenannten Hausordner von uns geprüft, vervollständigt und an die Beiräte oder Kassenprüfer der jeweiligen Objekte übergeben, damit diese die Unterlagen vor der Eigentümerversammlung überprüfen können. Für die Unterstützung der Kassenprüfer und Beiräte möchten wir uns an dieser Stelle herzlich bedanken, denn es ist nicht selbstverständlich, dieses doch recht verantwortungsvolle Ehrenamt zu übernehmen, da die meisten ehrenamtlichen Prüfer auch berufstätig sind und dafür ihre Freizeit opfern. Aus diesem Grund kann es natürlich auch hier zu Verzögerungen kommen. Während die Unterlagen bei der Rechnungsprüfung sind, kümmern wir uns um die Vorbereitung der Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlungen sowie die Terminplanung. Die Ladungsfrist beträgt hier mindestens 14 Tage. Außer den Themen, die wir als Hausverwaltung ansprechen möchten, haben die Eigentümer selbstverständlich auch die Möglichkeit, eigene Vorschläge oder Anliegen mit aufnehmen zu lassen. Oft müssen dafür Vorbereitungen getroffen oder Angebote eingeholt werden, die Zeit in Anspruch nehmen. Erst nach der Genehmigung der Abrechnung in der Eigentümerversammlung können die Abrechnungen an die Mieter verschickt werden. Da wir während dieser Zeit unter Hochdruck arbeiten, aber wir nicht jedes Objekt gleichzeitig bearbeiten können, möchten wir Sie bitten, von Nachfragen abzusehen, denn die Abrechnungsfrist, an die sich ein Vermieter oder Verwalter bei der Erstellung und Zusendung der Nebenkostenabrechnung an den Mieter halten muss, ist grundsätzlich in § 556 Abs. 3 BGB geregelt. Die Abrechnungsfrist für die Bewohnerabrechnung beträgt 12 Monate nach Beendigung des Abrechnungszeitraums und muss dem Bewohner somit bis zum 31.12. des Folgejahres zugestellt werden. Die Nebenkosten sind: • Öffentliche Lasten des Grundstückes wie z.B. Grundsteuer • Kosten der Wasserversorgung und Kanalgebühren • Kosten der Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen • Betriebskosten der Aufzugsanlagen • Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr • Kosten der Hausreinigung • Hausmeisterkosten • Gebühren für Kaminkehrer • Versicherungen • Betriebskosten der Gemeinschaftsantennenanlage oder für Kabel Deutschland • etc. Ablauf der Nebenkostenabrechnung
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